Überbrückung einer Vakanz

Überbrückung einer Vakanz

Drohender Reputationsverlust

Ausgangssituation: Eine Organisation aus dem Umfeld der Sozialverbände sucht eine neue Leitung für ihren Bereich Public Relations mit etwa zwanzig Mitarbeitern. Die Position ist bereits seit Monaten vakant. Sie wird von einer langjährigen Teamleitung kommissarisch versehen. Aus persönlichen Gründen steht sie für diese Position nicht dauerhaft zur Verfügung. Gleichzeitig betreut sie als Projektleitung die Informations- und Aufklärungskampagne der Organisation. Aufgrund dieser Mehrfachbelastung muss die Konzeption und Umsetzung bedeutsamer PR-Projekte immer wieder verschoben werden. Die Projekte drohen zu kippen und die Organisation an Sichtbarkeit zu verlieren. Zur Entlastung betraut der Vorstand sehr kurzfristig einen Interim Manager mit der Leitung des Bereiches. Gleichzeitig finden Gespräche mit externen Kandidaten zur dauerhaften Besetzung der Bereichsleitung statt.

Entwicklungsstau auflösen

Umsetzung:  Im Vordergrund der Tätigkeit in den ersten Tagen steht die Entlastung der Teamleitung von den Aufgaben der kommissarischen Bereichsleitung im Tagesgeschäft, damit sie sich verstärkt der Umsetzung der Kampagne widmen kann. Der Interim Manager nimmt an den Gremiensitzungen der ersten Führungsebene Teil und berichtet dem Vorstand. Daneben führt er kurze Gespräche mit allen Mitarbeitern des Bereiches, um sich ein Bild von den Herausforderungen zu machen. Ein von den Mitarbeitern immer wieder genannter Punkt ist der nicht erkennbare „rote Faden“ sowie die fehlende Anbindung und Verzahnung der PR-Projekte mit der Kampagne. Gemeinsam mit den Teamleitern arbeitet er in den folgenden Wochen an der Strategie und der Vision des Bereiches. Außerdem entwickelt er mit den verantwortlichen Projektleitern Leitlinien für die Konzeption der Schwerpunktmaßnahmen und -projekte, um die Erwartungen des Vorstands zu managen und den Entwicklungsstau schrittweise aufzulösen.

Bessere Verzahnung der PR-Projekte

Daneben bereitet er einen ganztägigen Jahresplanungs-Workshop mit den Team- und Projektleitern sowie den wichtigsten für die Organisation tätigen Kommunikationsagenturen vor. Der Workshop hat das Ziel, eine bessere inhaltliche und organisatorische Verzahnung der PR-Projekte mit den Kommunikations- und Werbekampagnen der Organisation zu erreichen. Wichtigstes Ergebnis des Workshops ist die Einführung eines institutionalisierten, bereichsübergreifenden Austausches, den es bis dahin nicht gab.

Begleitung Einarbeitungsphase der neuen Bereichsleitung

Außerdem plant er eine Strategie-Klausur mit dem Bereich, um die Mitarbeiter in die Weiterentwicklung der Strategie einzubeziehen. In der Zwischenzeit hat die Organisation eine Persönlichkeit für die dauerhafte Besetzung der Vakanz gefunden. Der Interim Manager übergibt die Leitung und begleitet die Einarbeitungsphase der neuen Führungskraft als externer Berater im Rahmen eines 100-Tage-Programms. Gemeinsam führen sie den geplanten Strategie-Workshop durch, dessen Moderation er übernimmt. Schließlich koordiniert er als externer Projektmanager in den nachfolgenden Monaten die Umsetzung eines der Leuchtturm-Projekte des Bereiches.

Neue Aufbruchsstimmung und mehr Durchschlagkraft

Ergebnisse: Die gemeinsame Arbeit an der Vision und Strategie des Bereiches sowie die engere Zusammenarbeit zwischen den Projektleitern hat eine neue Aufbruchstimmung erzeugt. Hinzu kommt, dass bereits drei Monate nach Eintritt des Interim Managers die Vakanz dauerhaft besetzt werden kann. Die neue Leitung fasst sehr schnell Fuß und wird von den Mitarbeitern, den Kollegen und den wichtigsten Stakeholder außerordentlich gut angenommen. Der Entwicklungsstau der wichtigsten PR-Projekte kann zügig aufgelöst werden. Die Kampagne erscheint nicht mehr losgelöst von den übrigen PR-Projekten, sondern die Inhalte und Botschaften werden konsequent miteinander verschränkt. Sie erhält mehr Durchschlagskraft, was sich auch in den Ergebnissen der Marktanalysen ablesen lässt.

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